Assessoria de Imprensa

Por necessidade de guarda de prontuários médicos, hospitais recorrem aos serviços de gestão documental


Hospital Cristovão da Gama aderiu à solução e hoje consegue ter acesso integral aos prontuários médicos sem que os mesmos estejam armazenados no hospital
Cliente: 
P3 Image
Por necessidade de guarda de prontuários médicos, hospitais recorrem aos serviços de gestão documental

Já imaginou quantos documentos um hospital movimenta? São milhares de prontuários médicos que chegam a conter mais de 200 folhas com a descrição da evolução do paciente durante uma internação hospitalar, arquivos com informações essenciais para a elaboração de pesquisas clínicas que geram estudos de novos tratamentos e drogas, documentos exigidos por órgãos reguladores e certificações que atestam as mais diversas situações de pacientes, além de arquivos corporativos relacionados ao negócio da instituição.

O setor de saúde, especificamente hospitais, tem a obrigatoriedade da guarda de prontuários médicos por 20 vinte anos e dependendo do caso a obrigatoriedade torna-se vitalícia, ou seja, eles não podem ser descartados e, por isso, precisam ser armazenados com segurança para fins jurídicos, pesquisa científica, evolução do tratamento ou para procedimentos administrativos internos da instituição. Neste contexto, os serviços de gestão documental vão ao encontro desta necessidade do segmento que precisam garantir durabilidade aos seus arquivos, ao mesmo tempo em que eles sejam facilmente acessados, proporcionando aos hospitais agilidade e precisão na busca por informações contidas nos prontuários médicos.

Consulta virtual de documentos reflete em dinamismo e agilidade

Essa foi a saída encontrada pelo Hospital Christovão da Gama do ABC Paulista. O hospital que conta com pronto atendimento, UTI, maternidade, centro cirúrgico, laboratório de análise clínicas, entre outros recursos médicos, que já utiliza os serviços de gestão há quatro anos, mas só há dois pôde desfrutar dos benefícios das soluções de gestão documental. Isso porque o hospital, reconhecido por implementar as mais altas inovações em seus processos, desfrutava dos serviços de gestão documental, porém, foi com a P3Image + Access, empresa especializada em BPO para Gestão de Documentos com tecnologias de última geração, que o hospital encontrou um serviço assertivo que atendesse as peculiaridades da instituição, como a consulta virtual, por exemplo, que conseguiu dinamizar os processos internos. “Antes, o processo era retrógrado, quando precisávamos dos documentos impressos com urgência tínhamos que chamar um motoboy para retirar o documento o que demanda tempo e gerava gastos aleatórios, fora ao que já pagávamos pelo serviço de guarda documental. A P3Image + Access, antes de ofertar um serviço, entendeu os nossos processos internos e nos trouxe muito mais que um serviço, trouxe uma solução assertiva para toda a cadeia documental, gerando agilidade e segurança nas informações de pacientes e trafego de dados”, relata Marcio Lago, Gerente de Tecnologia do hospital.

Segundo Inon Neves, vice-presidente da P3Image + Access da unidade brasileira, a digitalização de documentos com a garantia da segurança das informações, consulta virtual de qualquer parte do mundo do prontuário/documento de saúde, controle de acesso virtual a determinados funcionários, possibilitando, através do software All Store, a autorização ou não da consulta para apenas pessoas autorizadas e a OS – Ordem de Serviços que envia um documento urgente em no máximo 4h são os serviços de gestão documental mais solicitados pelo setor de saúde. O vice-presidente pondera que este é um nicho que exige dinamismo e demanda uma atenção diferenciada dos prestadores de serviços, exigindo assim investimentos em tecnologias e pessoas capacitadas, para que os processos sejam assertivos e haja o nível máximo de excelência na prestação de serviços. 

A legislação brasileira estabelece uma tabela de temporalidade que determina o tempo obrigatório para a guarda dos documentos de todos os setores.  No caso das instituições de saúde, há uma obrigatoriedade da guarda de prontuários de pacientes,  que pode ser de 20 vinte anos ou até vitalícia.

Armazenamento seguro X aperfeiçoamento de processos

Para um setor que exige agilidade na dinâmica de seus processos, a rapidez no acesso às informações é outro ponto que beneficiou o gerenciamento dos prontuários no Hospital Christovão da Gama. A P3Image + Access, atual responsável pelo gerenciamento dos documentos da instituição, atua com as tecnologias mais inovadoras do mercado e está presente em 40 (quarenta) cidades dos EUA além de Costa Rica, Panamá, Trinidad e Tobago e Brasil. No País a empresa conta com quatro galpões localizados na Lapa SP, Rio de Janeiro e dois em Itupeva SP, que totalizam mais de 16 mil m².  Quando um arquivo original é solicitado pelo Hospital, o envio do documento original é feito no mesmo dia em no máximo 4 horas. Isto porque a P3IMAGE + Access, que armazenar mais de 38 milhões de documentos em aproximadamente 820 mil caixas, organiza todas as certificações com códigos de barras e detém as informações da guarda de forma computadorizada, possibilitando a rápida localização do documento quando o mesmo é solicitado pelo cliente. “Ter a certeza de que os prontuários médicos estão armazenados em um local apropriado e organizados com códigos de barra, sendo que, no momento que eu precisar de qualquer documento vou tê-lo no mesmo dia, contribuiu para o crescimento e aumento da credibilidade do hospital”, revela Lago.

Marcio ainda pondera que a instituição registrou redução com os gastos de deslocamento, investimento que refletiu, além da expansão da empresa, agilidade e profissionalismo na transição das informações, já que também profissionalizamos a guarda documental dos setores administrativos do Hospital.

“Com o histórico dos pacientes armazenados de forma segura e com a busca pela informação dinamizada, temos a certeza de que localizaremos uma informação na hora que precisarmos, sem a necessidade de ficar com toda papelada ocupando uma sala que poderia ser melhor aproveitada para fins produtivos. Mais do que dinamizar estamos buscando aperfeiçoar todos os nossos processos internos para que a qualidade e segurança sejam refletidas no melhor atendimento para os nossos pacientes”, finaliza Lago. 

Depoimentos

“Acho o trabalho da Ato Z bárbaro. Os profissionais têm muito cuidado com os clientes. Nos tratam com amizade, cuidado e carinho. É uma parceria que funciona...

Leandro Montesino

do MMeilus Studio

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